Hoe bereken je de Total Cost of Ownership voor je ERP-pakket? Drie factoren

Hoe rendabel is het om over te stappen op een nieuw ERP-pakket? Een van de factoren die je mee zou moeten nemen is de Total Cost of Ownership (TCO). Maar hoe bereken je die? Drie belangrijke cijfers op een rij.

Gefeliciteerd: je hebt voldoende tijd besteed aan het vergelijken van verschillende ERP-systemen en uiteindelijk een keuze gemaakt. Een belangrijke mijlpaal!

Na het bekijken van alle voor de hand liggende directe en indirecte kosten (en misschien enkele verborgen kosten), ben je nu bij de TCO uitgekomen. Met bevredigende TCO-cijfers kun je ter zake komen en het acquisitieproces starten. Maar: hoe bereken je de total cost of ownerschip?

1.   Aanschafkosten.

De berekening van de aanschafkosten is zeer rechttoe-rechtaan: de totale kosten die je maakt bij de aanschaf van de ERP-licenties en de bijbehorende hardware.

Ook inbegrepen zijn de kosten voor database- en besturingssysteemlicenties, investeringen in connectiviteit en beveiliging, software- en systeemupgradekosten, en tot slot opslag- en back-upkosten.

2.   Aanpassingskosten.

Waarschijnlijk zul je tijdens de implementatie van een ERP nog enkele aanpassingen moeten doen. Deze aanpassingen zijn bijna altijd onvermijdelijk en brengen extra kosten met zich mee.

De kosten van aanpassingen kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van het niveau van de geplande aanpassingen. Er zijn drie soorten aanpassingen: proces & functies, formulieren & rapporten, en integraties van externe applicaties of services.

Een heldere zicht op deze aanpassingen bespaart je tijd en geld tijdens de implementatie. Zorg ervoor dat je al de aanpassingen ruim van tevoren plant. Als je iets ad hoc probeert te doen, brengt dit niet alleen het hele implementatieplan in gevaar, maar kost het ook handenvol geld!

3.   Operationele kosten.

Er zijn ook specifieke operationele kosten die je moet vergelijken.

De eerste kosten zijn de jaarlijkse onderhoudskosten. Je moet een bepaald percentage of een vast bedrag betalen voor het onderhoud. De betaling van deze kosten is bedoeld om ervoor te zorgen dat je de nieuwste patches van de software krijgt en continue ondersteuning van je ERP-partner. Onderhoudskosten kunnen verschillen van leverancier tot leverancier.

Een andere cruciale operationele kost hangt af van het type implementatie. Als je een cloudimplementatie gebruikt, moet je ook de maandelijkse gebruikskosten van je cloudserviceprovider berekenen. Op dezelfde manier zijn er extra kosten voor het onderhouden van de hardware-infrastructuur in geval van een on-premise implementatie.